Verwaltungsreferent*in (m/w/d) Zukunftswerk Leverkusen

Bildungsstätte Leverkusen, Bildungsstätte Remscheid, Bildungsstätte Solingen, Wuppertal

Vollzeit

Befristet

Aufgaben

Dein Impact für unser Zukunftswerk Leverkusen
Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk Leverkusen: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort
Arbeitsort: Zukunftswerk Leverkusen, Werkstättenstraße 3 in 51379 Leverkusen
Arbeitszeitmodell: Vollzeit

Was sind deine Aufgaben?

Finanzcontrolling & Reporting: Unterstützung bei Wirtschaftsplan, Forecast und Kalkulationen inkl. Kommentierung sowie regelmäßiges Reporting mit Abweichungsanalysen
Stellenplanmanagement & Personalkennzahlen: Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung
Vorbereitende Buchhaltung & Jahresabschluss-Zuarbeit: Prüfung komplexer Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, ordnungsgemäße Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten
Kassenführung: Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben
Maßnahmensteuerung: Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen
Personalmanagement-Administration & Recruiting: Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte
Vertrags-, Immobilien-, IT- und Infrastrukturthemen: Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen
Compliance, Prozess- & Qualitätsmanagement sowie interne Steuerung: Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale „Administration & Services“ sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltungsmanagement oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
Mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise mit Fokus auf Prozessmanagement einschließlich Digitalisierung
Sehr gutes Zahlenverständnis und erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting, Forecast/Wirtschaftsplanung
Buchhalterische Sicherheit in Rechnungsprüfung, Kontierung und strukturierter Beleglogik
Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement (Verträge, Abgaben, Nachweise, Wiedervorlagen)
Gutes Verständnis für Compliance-Anforderungen (Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz, Standards) und konsequente Nachverfolgung
Starke Schnittstellen- und Kommunikationsfähigkeit zwischen Teams, Zukunftswerksleitung und Zentrale „Administration & Services“
Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
Mobilität

Wir bitten um einen Nachweis der entsprechenden Qualifikation. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“.

Benefits

Das bieten wir dir!

Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung (nach 6-monatiger Betriebszugehörigkeit) sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag)
Betriebliche Altersvorsorge
Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket
Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass
Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Das Kolping-Bildungswerk Köln ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.