Verwaltungsreferent*in (m/w/d) für das Zukunftswerk Köln

Verwaltungsstandort Köln

Vollzeit

Festanstellung

Aufgaben

Mit Leidenschaft und Verantwortung unsere Zukunft gestalten!

Dein Impact für unser Zukunftswerk Köln
Als Verwaltungsreferent*in (m/w/d) übernimmst du eine wichtige Rolle in unserem Zukunftswerk: Du hältst Finanzen, Personal, Verträge und Infrastruktur im Blick – und sorgst gemeinsam mit der Zukunftswerksleitung dafür, dass Prozesse, Compliance und interne Zusammenarbeit auf Top-Niveau laufen.

Starttermin: ab sofort
Arbeitsort: Köln
Arbeitszeitmodell: Vollzeit mit 39 Stunden in der Woche

Vertragsdetails

Was sind deine Aufgaben?

Unterstützung bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, Forecast und Kalkulationen inkl. Mitwirkung an regelmäßigen Reporting
Erhebung von Soll-Ist-Daten, Analyse von Abweichungen und Fluktuation, Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Abstimmung mit Controlling und Zukunftswerksleitung
Prüfung eingehender Rechnungen, Klärung mit Dienstleistern, Kontierung sowie fristgerechte Belegweiterleitung und Klärung offener Posten
Ordnungsgemäße Führung der Barkasse, Belegsammlung sowie Sicherstellung fristgerechter und qualitativ hochwertiger Kassenabgaben
Stepnova-Reporting inkl. Kommentierung und Abweichungsanalyse, Mitwirkung bei Ausschreibungen/Vergaben inkl. Konzeptentwicklung sowie Erstellung/ Bearbeitung von Abrechnungsunterlagen
Teilnahme an Gesprächen, Aufbereitung von Bewerbungen/Gesprächsergebnissen für Entscheidungen; Weitergabe von Vertragsdaten an die Personalabteilung, Pflege der Personalakten und Meldungen zu Ein-/Austritt/Änderungen inkl. dokumentierter Bearbeitung sensibler Personalsachverhalte
Verwaltung der Zukunftswerkverträge inkl. Fristen- und Terminkontrolle; Koordination von Dienstleistern/Maklern; Mitwirkung bei IT-Beschaffung und technischen Rollen-/Rechteanforderungen; Projektsteuerung bei baulichen Maßnahmen
Dokumentation und Maßnahmenverfolgung in Arbeitssicherheit/Gesundheitsschutz; Umsetzung von Datenschutz/ Datensicherheit inkl. Protokollierung und Trainingsnachverfolgung; Prozesssteuerung/-optimierung und QM-Dokumentation inkl. Prüfungsunterlagen; Schnittstellen- und Informationsmanagement zur Zentrale sowie Organisation und Durchführung der Leitungskonferenz

Qualifikationen

Womit punktest du bei uns?

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Berufserfahrung in relevanten Tätigkeiten des Verwaltungsmanagements
Sehr gutes Zahlenverständnis
Erste Erfahrung im Bereich Controlling, Reporting und Wirtschaftsplanung sind von Vorteil
Kenntnisse in Buchhaltungsprozessen
Hohe Verlässlichkeit im Fristen- und Terminmanagement
Gutes Verständnis für Datenschutz/Datensicherheit, Arbeitsschutz und konsequente Nachverfolgung
Starke Kommunikationsfähigkeit
Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
Mobilität sowie gute MS Office-Kenntnisse (Excel, Word, Power Point)
Erste Kenntnisse in den Bereichen Offene Ganztagsschule, Inklusionsbegleitung, Übermittagsbetreuung oder im Bereich der Arbeitsmarktdienstleistungen sind von Vorteil
Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung

Wir bitten um einen Nachweis bei entsprechenden Qualifikationen. Nutze auf unserer Karriereseite das Dokumentenfeld „Andere“.

Benefits

Das bieten wir dir!

Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen
31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tagen-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an Rosenmontag
Betriebliche Altersvorsorge
Möglichkeit zum Erwerb eines vergünstigten Deutschlandticket als Jobticket
Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass sowie zum Jobrad
Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Über uns

Das Kolping-Bildungswerk Köln ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.